À medida em que os alunos retornam às escolas, faculdades e universidades, descortina-se um bom momento para explorar os desafios enfrentados pelos estabelecimentos de ensino em relação ao gerenciamento de documentos e à digitalização de dados.
Como outras partes do setor público, os estabelecimentos de ensino estão sob pressão para acompanhar os tempos e melhorar o serviço que prestam. Eles estão constantemente se esforçando para melhorar a qualidade de seu ensino, aumentar o número de alunos e fazer com que os recursos que possuem se estendam ao máximo. Mas, para fazer isso, há desafios significativos em torno do gerenciamento de documentos e informações a serem superados.
Os estabelecimentos de ensino estão definitivamente sentindo a pressão. Eles estão lidando com quantidades cada vez maiores de dados e custos administrativos crescentes.
A segurança é uma preocupação constante, e não apenas porque eles são obrigados a cumprir as normas de governança da informação e conformidade. Há, também, a necessidade de atender aos padrões de garantia de ensino de qualidade. Nesse contexto, as instituições precisam fornecer processos administrativos e de ensino seguros.
Muitos estabelecimentos de ensino ainda estão usando sistemas de arquivamento em papel em alguns setores de sua organização. As limitações por esse tipo de arquivamento foram acentuadamente sublinhadas pela recente pandemia de Covid-19. Os processos manuais também causam gargalos em horários de pico. É preciso otimizar os processos para controlar os gastos.
Além disso, o aprendizado digital e os serviços online mudaram as expectativas. Os alunos são conhecedores de tecnologia e esperam que ela atenda todos os aspectos da vida no campus. Para ser uma universidade ou faculdade pronta para o futuro, os sistemas legados precisam ser atualizados e se tornarem digitais.
Existem muitos procedimentos no setor educacional que geram volumes de páginas significativos e, portanto, podem se beneficiar muito de uma abordagem progressiva e integrada à coleta de dados e gerenciamento de documentos. Isso é particularmente verdadeiro para os quatro processos mais intensivos em papel, que têm particular relevância no ensino superior.
Admissão e matrícula de alunos
Esse é um recurso de várias etapas que envolve inscrição, admissão e registro. É uma área de documentação pesada com múltiplos fluxos de trabalho, incluindo verificação de dados por órgãos nacionais de avaliação.
Alguns alunos também podem exigir processamento adicional, como candidatos internacionais, pós-graduados ou portadores de deficiências. Durante a inscrição, os alunos precisam compartilhar documentos confidenciais, como passaporte e carteira de motorista, para fins de identificação, e devem permanecer à vista do aluno em todos os momentos.
Gerenciamento de dados do aluno
É um conjunto abrangente de processos que documentam e gerenciam o ciclo de vida de um aluno, desde a inscrição até os ex-alunos. Isso pode envolver o compartilhamento de registros de alunos (quando permitido por regulamento), com organizações terceirizadas, como serviços sociais e escritórios de imigração, a família de alunos do ensino fundamental e médio e os próprios alunos.
Além disso, as informações podem precisar alimentar o SMS (Sistemas de Gestão de Estudantes), que podem ser complementados pelo CRM. Para que isso aconteça, os dados devem ser capturados em um formato utilizável e poderem fluir livremente, respeitando as normas de proteção de dados.
Garantia de qualidade de ensino
Para todos os cursos e programas que oferecem, as universidades e faculdades precisam obter credenciamento para provar que atendem a determinados padrões. Em seguida, eles são avaliados para verificar se o programa está entregando o que prometeu.
A Acreditação e Avaliação é geralmente realizada por um órgão independente, supervisionado pelos Ministério da Educação, e inclui a avaliação interna e externa dos padrões de qualidade do ensino em conformidade com essa acreditação inicial. Os processos que envolvem muitos dados não estruturados, como e-mails e PDFs, raramente são automatizados e não há soluções prontas disponíveis. Além disso, o controle de fraudes é muito importante.
Suporte de entrega de classe
Isso engloba toda a administração necessária para apoiar a entrega de aulas e ensino. Inicia no planejamento dos programas, cursos e currículos a serem ministrados e termina com a avaliação do desempenho dos alunos por meio de exames, testes, trabalhos de casa, projetos em grupo etc.
Quando você retrocede e observa as principais áreas onde há processos com uso intensivo de papel, fica claro que eles compartilham vários desafios: captura e compartilhamento de informações, gerenciamento de conformidade e de custos e energia.
Com os serviços, sistemas e processos corretos de digitalização e gerenciamento de documentos, os estabelecimentos de ensino podem superar esses desafios e colher grandes recompensas. Aumentar a produtividade e a eficiência com processos de trabalho mais inteligentes e automatizados, reduzindo custos, permite que mais recursos sejam investidos no ensino.
Marcelo Carreira é diretor de marketing da Access.
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